（一）會議管理
1、管理總則
（1）實行統籌管理，分級負責方法。在本公司召開的各種會議由辦公室統籌安排，各部門組織的會議由承辦部門自行安排，辦公室負責協調。
（2）堅持精簡會議，節約費用原則。可開可不開的會堅決不開，小規模會議能解決的事情堅決不擴大會議規模。各種會議要嚴格執行會議費用開支標準，厲行節約，不鋪張浪費。
（3）嚴肅會議紀律。出席會議實行簽到制度，與會人員必須按要求準時到會，不遲到、不早退，未經批準不得代會。確因公務等特殊原因不能參會，應向主持會議的領導或分管領導請假。缺席會議未請假者，作曠工論處。開會期間不準隨便講話，不得看與會議內容無關的報紙雜志和通訊工具。通訊工具設為振動狀態，確需接聽的，請到場外接聽。
2、組織實施
（1）董事會、監事會、總經理室會議
①公司章程規定或涉及公司重大事項的，必須召開董事會、監事會、總經理會議。
②召開各類會議前由公司辦公室收集相關會議議題材料，形成會議材料。并按照公司章程規定提前將書面會議通知，通知出席會議以及列席會議人員。
③會議的召開，根據章程規定執行。
④會議后，辦公室根據會議記錄形成會議紀要，逐一分解落實議定事項。
⑤辦公室根據文書檔案管理要求，對各類會議記錄和形成的會議紀要進行文書存檔。
（2）工作例會。每周一上午8:45召開全體人員工作例會，總結上一周工作，安排本周工作。
(3)臨時工作會議。根據工作實際需要,各級領導召開的臨時工作會議，有辦公室根據領導要求通知相關人員參加會議。
（二）公文管理
1、公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、印發機關和時間等部分組成。
2、公文辦理分為收文和發文。
（1）收文處理由辦公室專人負責每天將上級機關（含領導及各部室外出開會帶回的文件資料等）和同級以及各方面來文，按規范要求進行登記，并由辦公室負責人提出擬辦意見，請公司領導閱簽后由辦公室交各有關部室處理，各承辦部室需按領導要求及時辦理，并匯報辦理結果。需提請公司領導班子會辦的，經請示有關領導同意后，由辦公室統一報請會辦。凡有秘密要求的文件由辦公室專人報送有關領導，分送各有關部室，并全程跟蹤，在有關領導和部室負責人簽字后迅速收回存檔，以防丟失和泄密。
（2）緊急公文根據公文送達和辦理時限要求，分為“特急”和“急件”。緊急程度的標注通常放在文件閱辦卡的右上角。辦公室對所有來文、資料（包括參加會議、學習領回的）統一由辦公室負責接收、登記和分類，提出初步意見后，及時傳送公司領導閱批，并根據領導簽署意見，做好交辦、督辦工作。對緊急件、明傳電報、會議通知等，應及時呈報處理，不得貽誤。緊急公文提出擬辦意見后，辦文人員必須立即專門將文件報送領導，遇到特殊情況無法當面報送領導，可電話匯報，在得到領導書面批示或口頭指示后，立即將領導批辦意見轉交承辦部室進行處理，辦文人員還須隨時掌握公文去向，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，并將催辦結果及時向有關領導匯報，避免漏傳、誤傳和延誤。上級單位轉來或相關單位和部門直接送來的相關報告，統一由辦公室整理登記報總經理閱示后，轉相關部門處理。
（3）發文一般按工作分工由各職能部室負責擬稿，草擬公文應當做到：
①符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定;
②情況確實、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點準確、篇幅簡短;
③人名、地名、數字、引文準確;
④用詞用字準確、規范。
（4）以本公司名義印發的各類文件，由各部門負責起草交辦公室核稿后，呈總經理或分管負責人簽發。以公司名義發出的一般性的文稿，按照公司領導分工，可由分管領導簽發。上報文稿，應當經公司分管領導審簽再報公司總經理簽發。公文在領導簽發后，承辦人員不得對文件內容隨意修改，如要修改必須重新送簽。涉及人事變動、重大問題決策以及全局性文件，經公司領導班子會議討論決定后，由總經理簽發。
（5）草擬的公文在印刷前，需由職能部室和辦公室進一步校核，校核人必須在擬稿紙上簽名。辦公室對發文內容和審批手續核對無誤后方可蓋章發出。
（6）草擬、修改和簽批文件，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。
（7）凡有本公司所編文號的文件均要在加蓋行政印章時將成稿文件二份同簽發的原稿(外單位主發的文件除外)一并交辦公室存檔；以公司名義上報的各種專題報告、工作小結，以及其他文字材料，加蓋印章時交一份給辦公室存檔。文稿一律用藍黑、碳素墨水書寫或電腦打印。年終由辦公室整理分類立卷歸檔，辦公室辦文人員在文件閱辦完畢后，要對照收文登記簿的收文紀錄一一核對，將所有文件及時收匯、整理和歸檔，確保文件安全、不散失。
3、會議紀要。相關部室會議需要會議紀要的，會議結束后及時整理會議記錄，形成會議紀要，辦公室編印文號，逐一下發并存檔。一般性事務會議由會議召集領導簽發，重大事項由主要領導簽發。
4、請示批復。對外單位及其子公司來文請示等，辦公室收悉單位請示后，及時擬辦意見簽轉分管領導閱示，辦公室根據意見或領導批示擬初稿，呈主要領導簽發，辦公室編印文號，逐一下發并存檔。
5、按節約型機關創建要求，從嚴控制文件材料印發和份數。所有材料的打(復)印一律利用現有辦公設備在公司內部解決，除上報公文按規定要求辦理外，其他材料提倡正反打（復）印。打印的成稿需油印或材料份數較多需照排印刷的，由辦公室統一安排外出油印或送政府采購定點企業排版印刷。
6、公司提倡無紙化辦公。公司內部的相關通知、文件傳閱等文稿，原則上一律通過公司辦公群進行交流。
7、公司各部室均為內設機構，不得以部室的名義向上級機關印發正式公文。
8、如對外提供公司內部資料，需由主要領導人同意。
（三）公司形象宣傳
1、重大會議和活動報道。根據領導指示，辦公室制定會議方案，聯系新聞媒體跟蹤落實并檢查宣傳效果。及時收集整理宣傳材料、圖片、影像等資料存檔。
2、對外形象廣告宣傳。制定宣傳廣告方案，策劃、預算、方案呈報領導核批，組織實施后支付款項，并存檔。
3、網絡宣傳。公司重大會議、活動、重點項目推進、企業文化、精神文明建設需要宣傳的，辦公室及其相關人員要及時撰寫報道，有分管領導審核后，在公司網站更新。對外需要宣傳報道公司經營發展和履行社會責任的稿件，事先辦公室要審核把關，報主要領導審閱后方可組織實施。
（四）印章使用管理
1、公司名稱以市場監督部門核發的營業執照為準，并以此刻制印章。公司的印章及所屬各部門印章統一由辦公室到有資質的刻字社按規定規格刻制。
2、實行印章統一管理。母公司及直屬子公司的行政章、合同章、財務專用章以及公司法人印鑒統一集中專人管理；公司財務章和法人印鑒要分開保管，具體業務經辦人員印鑒自行保管，相互牽制。
3、公司各部門印章，一律不得對外使用。凡經濟合同性質用印，蓋合同專用章。如需要蓋公司行政章，須經公司法人代表簽字同意。需要蓋公司合同專用章的，合同必須先由公司法務人員審核，送相關業務部室擬出明確意見，請相關分管領導審核，最后公司總經理審簽后，方可用印。凡手續不齊或越權批準的合同、協議等，印章保管人不得用印。公司所有對外稿件、經營性函件等用印必須報領導簽發批準。
4、用印時，印章保管人必須審閱、了解用印內容，檢查留存材料是否齊全，同時核查有無公司領導簽字同意。非重要用印可由領導電話批準，但印章保管人必須注明通話的準確時間；傳真或其他方式批準的，必須留有批準材料，同時在留存材料中注明，事后由有關業務部門報領導補簽，并登記備案。印章保管人發現問題須及時匯報，同時拒絕用印。印章專管人員要有高度的責任感和事業心，不得委托他人代管代用。
5、對外經濟擔保須經法定代表人授權或批準，否則，任何部門和任何人一律不準對外作任何形式的擔保。擅自用印擔保的，其一切后果由印章保管人和擅自擔保人承擔，并給予政紀處分和經濟處罰，直至追究相應的法律責任；凡未按審核批準程序而擅自使用印章的，或未審核用印的材料內容而盲目用印，以及在空白憑證、紙張、材料的空白處使用印章，不論其主觀動因或客觀后果如何，都要追究當事人責任，同時給予印章保管人政紀處分和經濟處罰，直至追究法律責任。
6、印章交接時，須辦理交接手續，由移交人、接受人和監交人簽字，并留存印樣和加注日期。交接完成后由移交人將交接手續一份送辦公室存檔備案，未交存備案而產生的一切后果，由移交人負責。
7、辦公室負責人要加強印章的使用監督，定期不定期檢查印章使用情況。同時做好蓋章的登記把關和印章保管安全工作。
8、公司相關介紹信由辦公室管理。凡因聯系工作、開展業務活動等需使用介紹信的，須經總經理同意，由辦公室負責出具，并按規定手續加蓋行政章。
（五）公務接待開支
1、招待原則。公司公務接待參照鹽都區委辦公室、區政府辦公室《關于進一步規范全區公務接待工作的通知》執行。公務接待實行公函制，無公函的公務活動和來訪人員一律不得接待。
2、招待范圍。區以上工作對口部門，友好縣(市、區)及區域外對口業務部門，本公司主辦的有關大型會議(活動)邀請人員。
3、招待標準及程序
（1）區內部門或鄉鎮子公司等來客原則上不安排就餐，確因連續工作或工作延續至就餐時間需就餐的，可在食堂按每客40元的標準安排工作餐。負責承辦會議和接待來客的部門要提前通知辦公室，以便做好接待準備。
（2）各部門組織的一般性會議，原則上不安排就餐，確需就餐的，一律安排在食堂就餐，或安排在指定場所。由組織會議的部門提前通知辦公室，按每客40元的標準安排就餐。
（3）其他來客接待，經承辦部門負責人報請總經理批準后可安排接待。一般情況下接待地點安排在公司食堂，經辦部門提前通知辦公室，統一安排。所有外出接待的由承辦部門派人到辦公室開具《外出接待申請單》，經總經理批準后，到指定飯店就餐。外出就餐從嚴控制陪餐人數。接待對象在10人以內的，陪餐人數不得超過3人；超過10人的，不得超過接待對象人數的三分之一。工作餐應供應家常菜，嚴禁飲用高檔酒水，不得提供香煙。公務接待一次一結，及時報支費用。
（4）臨時決定接待客人的，電話分管領導后，承辦部門可按用餐標準安排，并于下一個工作日上午到辦公室補辦《外出接待申請單》。
（5）區內來客一律不安排住宿，其他來客確需住宿的，須填寫《外出接待申請單》，經總經理批準后，由辦公室統一聯系安排，未經批準擅自安排的，費用不予報支。
（6）公司及各部門組織的會議和接待，不得布置鮮花和安排水果。
（7）接待區級以上領導、區直部門負責人和鎮（區、街道）主要負責人，承辦部門負責人要事先向總經理匯報。
（8）辦公室要從嚴控制開具《外出接待申請單》和就餐標準，與工作無關的、私人宴請和接待，其費用一律不得報銷。
（9）工作人員加班確需就餐的，可按每客40元的標準安排工作餐。
（10）因工作需要，出差鹽城市區以外洽談融資、招商選資、聯系匯報工作等活動，確需宴請客人，有公司領導在場的，請示在場領導批準，無公司領導在場，電話請示總經理批準，參照所在地中檔接待標準招待，承辦部門在回程后二個工作日內到辦公室補開《外出接待申請單》。
附件1、外出接待申請單（式樣）
外出接待申請單（式樣）
| 申請時間 | | 申請部門 | |
| 申請事由 | |
| 陪同人數 | |
| 預計接待額 | |
| 經辦人 | 部門負責人意見 | 辦公室意見 | 分管負責人意見 | 總經理意見 |
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（六）差旅費管理
1、差旅費開支嚴格按照鹽都區行政事業單位差旅費管理辦法標準執行。
2、差旅費報銷實行一事一單，當月差旅費當月結報，非正式車船票不予報銷。
3、相關人員在出差前需填列“出差審批表”一式兩份，列明出差事由、出差人、隨同人員、目的地、天數、車輛等要素。部門簽署意見，報辦公室審核，再經相關領導審批。一份辦公室留存，一份隨報銷單裝訂入賬。
4、嚴禁以招商，學習考察等公務活動為名游山玩水，杜絕公款旅游。
附件2、出差審批表（式樣）
出差審批表（式樣）
| 出差事由 | |
| 主要出差人 | | 隨同人員 | |
| 目的地 | | 天 數 | |
| 車 輛 | | 駕駛員 | |
| 部門意見 | | 辦公室意見 | |
| 領導審批 | |
| 備 注 | |
注：出差審批表填制時一式兩份，一份辦公室留存，一份隨報銷單裝訂入賬。
乘坐交通工具的等級表
| 交通工具 | 火車（含高鐵、動車、全列軟席列車） | 輪船（不包括旅游船） | 飛機 | 其他交通工具（不包括出租小汽車） |
| 級 別 |
| 省級及相當職級人員 | 火車軟席（軟座、軟臥），高鐵/動車商務座，全列軟席列車一等軟座 | 一等艙 | 頭等艙 | 憑據報銷 |
| 廳局級及相當職級人員 | 火車軟席（軟座、軟臥），高鐵/動車一等座，全列軟席列車一等軟座 | 二等艙 | 經濟艙 | 憑據報銷 |
| 其 余 人 員 | 火車硬席（硬座、硬臥），高鐵/動車二等座，全列軟席列車二等軟座 | 三等艙 | 經濟艙 | 憑據報銷 |
省級及相當職級人員出差，因工作需要，隨行一人可乘坐同等級交通工具。未按規定等級乘坐交通工具的，超支部分由個人自理。
（七）辦公設備和辦公用品購置
1、辦公設備和辦公用品購置本著厲行節約，杜絕浪費原則。
2、辦公設備主要包括：計算機、打字機、復印機、電視機、錄像機、照相機、空調、文件柜、辦公桌椅等價值較高的物品。
3、辦公設備的購置，由辦公室提出書面申請，報分管辦公室領導批準。辦公設備統一由辦公室組織采購，必要時有關部門可派人共同購置；屬于政府采購范圍內的，按政府采購的有關規定執行。單項支出1萬元（含1萬元）以上的，須報董事長批準后實施。購置辦公設備必須做到：在保證質量的前提下盡量降低費用，嚴禁收受回扣，從中撈取個人利益。如發現違紀行為，給予當事人嚴肅處理。物品購置后須及時入庫登記造冊，建立臺帳，并由專人妥善保管，防止丟失或損壞。辦公設備如有損壞，應及時報告辦公室，由辦公室牽頭會同使用部門能修則修，經維修人員或公司技術人員鑒定確屬不能使用的，由辦公室牽頭，會同使用部門、維修人員或公司技術部門填寫辦公設備鑒定情況報告,報分管辦公室領導批準后注銷，金額較大的辦公設備注銷，需報董事長簽批，并轉至財務融資部作為核銷辦公設備憑證。凡因人為原因造成遺失或損壞,個人須承擔賠償責任。
4、辦公用品主要包括：計算機耗材、紙張、墨水、筆記本、筆、膠水以及印刷品等辦公所需的物品。
5、辦公用品購買，由辦公室負責統一購置。各部門需要辦公用品時一律填寫購買辦公用品申請表，報辦公室審核，再報領導批準。辦公用品由辦公室專人負責購買、清點，驗收入庫并登記造冊；由各部門按月統一領取，辦理領用登記手續；每年年終，由辦公室對年度辦公設備和辦公用品的購置、使用情況進行清點、匯總和造冊，書面報告有關領導。
附件3、辦公用品購置申請單（式樣）
辦公用品購置申請單（式樣）
| 申請部門 | | 申請時間 | |
| 購置辦公用品名稱 | |
| 預計采購金額 | |
| 是否政府采購 | 是（ ） 否（ ） |
| 經辦人 | 部門負責人意見 | 辦公室意見 | 分管負責人意見 | 總經理意見 |
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（八）安全衛生
1、公司職工上下班使用車輛一律停放辦公樓停車位，不得亂停亂放。
2、最后一個離開辦公室的工作人員，要隨手關門，下午下班前要檢查本辦公室及包干區域的門窗是否鎖好，電燈、電腦、空調是否關閉。
3、公司所有的辦公設備和外圍設備不得與大功率電器共用一個插座，以免損壞，避免火源隱患。
3、國家法定節假日，實行值班制度。除門廳保安值班外，安排領導帶班，部分工作人員值班。值班人員要加強責任心，堅守崗位，保證辦公區域安全，并做好值班記錄。
5、文件要妥善保管，不得亂丟亂拋，以防失密。各類文件資料原則上不準帶出公司，不準外借，除公司職員工作需要外，其他任何人不得隨便翻閱他人文件。對外單位到本公司索要數據資料以及對上上報的數據，必須經總經理或分管負責人同意后方可提供或上報。
6、認真執行“班前十分鐘打掃衛生”制度，每天班前十分鐘，各部門應做好本辦公室衛生工作，自覺搞好衛生，保持公司環境整潔優美。
7、辦公樓公共部位的衛生由專門人員或保潔人員負責。辦公室內部及對應的窗戶、陽臺、資料室由各部室自主負責，每周六下班前要組織一次整理清掃，逢重大節日和全民衛生日，必須按照“門前三包、門內達標”的要求，進行全面清掃。辦公垃圾一律實行袋裝化，并送至指定存放點，便于保潔人員清理，不得丟放在辦公樓走道內。
8、在會議室組織召開的各類會議結束后，負責召集會議的部門要及時通知辦公室安排人員打掃。
9、辦公室要不定期組織衛生檢查評比，對衛生狀況明顯不達標的，提出整改意見。評比結果和安全保衛工作與各部門的年終評優相掛鉤。
10、本公司提倡不在辦公區吸煙，吸煙者不亂扔煙頭和亂彈香煙灰。
（九）財產物資管理
1、全面登記。公司的土地、房產等各項公用物資由辦公室負責管理，逐件建立登記簿。新購置的，由辦公室在發票報銷入賬時登記；上級部門發放或外單位贈送的，由有關部門在收到物品一周內到登記。屬固定資產登記范疇的，按財務制度規定增加固定資產。
2、定期清查。辦公室每年對公司的財產物資清查一次，查明短溢情況，根據清查結果提出具體處理意見，報總經理審批后，及時調整賬務。
3、集中處理。各種停用或損壞無法修復的財產物資，使用部門要及時交送辦公室，按規定程序注銷財物登記，并統一處理。
4、不得逾期登記上級配發或外單位饋贈的公物、不得將公物帶入個人家庭，不得隨便借給外單位或他人使用，更不得占為己有，違者除責令限期登記和交回外，由總經理對其進行誡勉談話。擅自處理停用或損壞無法修復的公物、無故丟失或損壞公物的，應追繳變價收入和按價賠償。工作人員調離現任工作崗位或調出本單位的，須交清所領用的公物后，方可辦理調離手續。
（十）辦公自動化設備管理
辦公自動化設備包括電腦(包括服務器)、打印機、復印機、傳真機、電話交換機及電話機、掃描儀、投影儀、電視機、數碼攝像機、數碼相機、音響組合、移動硬盤和U盤等。
1、各部門負責人為本部門辦公自動化設備使用和管理的第一責任人，要督促部門人員加強使用、維護、清潔。
2、所有辦公自動化設備，辦公室都要編號登記造冊，設立固定資產明細賬。新購置的，在發票報銷入賬時登記，上級部門配發或外單位贈送的，由接受部門在收到物品一周內到辦公室登記。
3、所有辦公自動化設備只供公務之用。電腦、打印機、傳真機、掃描儀、移動硬盤、U盤等按部門登記造冊后，由部門負責人分配具體人員使用管理；臺式電腦購置價控制在4000元之內，筆記本電腦購置價控制在5500元之內，電腦使用期限滿5年后由辦公室統一集中處理，作價處理時電腦使用人可優先購買。電話機為部門公用設備，共同使用管理；數碼攝像機、數碼相機、音響組合、電視機為全公司公用設備，購買、上級配發或外單位贈送的，均須在規定時間內交由辦公室統一管理，供全公司調劑使用。部門需用時，由辦公室提供并作領用記載，用后及時收回。淘汰停用或損壞無法修復的辦公自動化設備，統一交由辦公室集中處理。
4、嚴格電腦(含服務器)數據管理，防止資料失密和丟失。凡秘密數據的傳輸和儲存以及秘密數據載體（磁盤、磁帶、打印紙等）的使用、借閱、復制、傳遞、攜帶、保存、銷毀等均應按保密規定執行。若有泄密者，依照《保密法》規定進行處理。
5、嚴禁上班期間上網聊天和玩游戲，違者發現一次對當事人進行批評教育，3次以上進行誡勉談話，并與相關獎金發放掛鉤。
6、不得隨便拷貝外單位的各類軟件，防止病毒侵入公司內網，確需安裝的，必須先行用最新殺毒軟件檢查后方可拷入計算機。
7、辦公自動化設備檢修統一由辦公室扎口負責。保修期內的，可由使用部門直接與供應商聯系維修，辦公室不報支維修經費。
8、所有辦公自動化設備不得外借，更不得占為己有。嚴禁將筆記本電腦帶入家庭長期使用，確因加班需要帶回家的，下一個工作日必須帶班使用。特殊情況下，筆記本電腦可在部門之間調劑使用。公司復印機原則上不對外提供服務。
9、公司員工必須規范操作計算機，定期做好預防病毒和系統重要數據備份，辦公室要定期及時分析和排除網絡故障，優化網絡資源使用。
10、公司員工不得擅自將系統的軟件轉讓給其他單位或個人，各部門使用新的軟件須經常務副總經理批準，嚴禁使用任何游戲軟件。
11、公司員工要加強保密意識，不得將涉密數據和文件泄露給他人。任何單位需復制系統數據及其本公司在局域網上網公布信息數據，必須經領導同意并按規定操作，對涉密的磁盤、打印紙要按保密規定妥善保管理和處理，如發生泄密，應立即報告。
12、計算機因故不能正常工作，或發生設備故障，需要專人維護的，應做好記錄，部門及時將信息反饋給辦公室，安排專業人員維護。
（十一）信訪工作
1、信訪工作由公司信訪工作領導小組統一負責。具體接訪工作由辦公室負責，接訪內容為來人、來信、來電等。
2、接訪要求：能當場解決的，當場受理解決；不能當場受理解決的，登記備案，列入受理轉辦事項，盡快移交相關部室辦理。各部室及負責人要認真履行職責，對接辦受理的信訪事項做好登記，妥善處理，對受理后移交到其他相關部室承辦的信訪件，要納入跟蹤督辦程序，限期辦理。
3、來訪人員及來訪電話反映情況的，由接電人員直接處理，重要事項需登記轉辦處理的，按要求進行登記后按程序辦理。上級部門轉交、轉辦的來訪信件，由辦公室統一收文登記。
4、對來信訪反映的一般性問題，已有明確法律、法規、政策依據的，按部室職能、業務范圍交予具體經辦部門答復；對政策不明、有普遍性、有代表性、反復多次上訪的問題，上報分管領導批閱后處理。
5、信訪材料由辦公室交辦相關部室、人員之后，承辦部門和人員應在規定時限內，按要求辦理落實，向來訪人員反饋并征求處理意見后，并將辦理落實書面情況連同轉辦資料原件交回辦公室。因特殊原因無法在規定時限內辦結的，要提前向辦公室說明。
6、按照“有來訪、有辦理、有結果、有反饋”的原則要求和程序執行回告，信訪事項的承辦人按領導批示要求及時辦理，及時反饋信息。
（十二）檔案管理
1、文書檔案
（1）檔案管理人員必須自覺遵守保密制度，嚴格做到“十不準”，以確保檔案資料完整和安全。
（2）凡反映本公司活動，具有保存價值的文件（包括圖片、音像資料，下同）材料均應立卷歸檔，任何人不得占為已有。各部門日常工作中要注重收集和保存，于每年底整理后移交辦公室。
（3）復印檔案資料和秘密文件材料，必須履行審批、登記手續，復印件按原件要求管理。
（4）秘密文件應制訂清查、清退制度，發現丟失的要及時追查處理。
（5）秘密文件和核心檔案，必須存放安全有保障地方，并經常檢查保管情況，對平時工作中經常使用的秘密文件，在用后應隨手入柜加鎖。
（6）檔案管理人員必須在次年三月份前完成上一年文件資料歸檔立卷工作。達到保管年限或其他需銷毀的文件應按規定造冊，經上級檔案部門和公司有關人員檢查確認后，按規定程序銷毀。
（7）各種文件資料一旦形成檔案后，凡公司員工需查閱必須登記。外單位調閱，必須持有關介紹信，經辦公室負責人批準后方可查閱，財務檔案需經常務副總經理批準，重要資料查（調）閱，須經總經理批準。
2、會計檔案
（1）本單位每年形成的會計檔案，按照歸檔要求，由會計人員負責整理立卷，在會計年度終了后，由會計人員保管一年，一年后，編造清冊移交辦公室進行檔案保管。
（2）對會計檔案必須進行科學管理，妥善保管，存放有序，查找方便。嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
（3）會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，須經公司領導批準，涉及公司商業機密的，需總經理批準。
